Когда много всякого накопилось, это надо где-то сложить, причём так, чтобы любой документ или файл было легко найти и одновременно всё было бы надёжно спрятано. Поскольку формы, размеры, ценности и хрупкость накопленного разнообразны, технически задачу организации хранения архивов приходится решать по-разному.
Архивное хранение складывается из следующих элементов:
- двери для помещений архивов - к ним предъявляются специфические требования, квартирные двери не годятся, а банковские излишни
- замки для архивных дверей - протокол доступа к помещениям архивов диктует свои требования, абы какой замок использовать нельзя
- архивные шкафы - специфические изделия, отличающиеся от традиционных офисных сейфов
- картотечные шкафы удобны в архивах, когда основной массив документов состоит из небольших файловых папок
- архивные сейфы - огневзломостойкие, когда каждый сейф представляет собой независимый архив
- что выбрать - руководство по выбору конкретного решения.
Начнём с ключевого элемента, про который все часто забывают: у любого архива есть дверь. При этом дверь должна быть очень специфическая. Первое и основное её качество - это защита от взлома. Просто металлическая никак не подойдёт, хотя народ у нас их очень любит, только потом сильно удивляется, почему что-то пропало или сгорело.
Архивные двери
Архивные двери, для обеспечения адекватной защиты, должны быть банковского уровня, но с некоторыми отклонениями. Во-первых, их обязательным свойством должна быть защита от огня. Чем больше, тем лучше. При этом надо знать, что огнестойкости бывают разные. Все квартирные двери испытывают по так называемой “изоляционной” огнестойкости, которая ни разу не гарантирует того, что лежащий за этой дверью лист бумаги не сгорит. Нам же нужна сейфовая огнестойкость, ориентированная как раз на невозгорание хранящихся в замкнутом пространстве документов.
Во-вторых, защита от взлома: принятый в банковской сфере уровень защищенности откровенно избыточен для архивов. Нет, может кому класс IX - XIII и нужен, но для большинства вполне хватает минимального класса защиты I - II.
Главным отличительным свойством архивных дверей является возможность их запирать изнутри. То есть человек, войдя в помещение архива, должен иметь возможность дверь за собой закрыть, исключив возможность попадания туда несанкционированных гостей. И это проблема - все банковские двери запираются исключительно снаружи. А замковые системы построены таким образом, что, к примеру, открыв ключевой замок, ключ из него вытащить нельзя.
Замки для архивных дверей
Замки обязательный элемент безопасности, строго прописанный в стандарте. Все сейфовые замки, естественно, односторонние. Это на квартирных дверях ключ в замок можно пихать с обеих сторон. Причём в случае с сувальдным замком секрет, то есть кодовая комбинация, один для обоих направлений и, соответственно, квартирный ключ обладает определённой симметрией, снижающей секретность, а цилиндровый замок состоит из двух половинок, содержащих идентичный секрет. Именно поэтому на сейфах и дверях хранилищ квартирные замки устанавливать категорически запрещено. Кстати, это хороший маркер для определения компетентности продавца архивной двери.
Какие же замки правильные? Достаточно долго система запирания архивных дверей строилась на базе двух ключевых сейфовых замков. Один, как и в банковских дверях, блокировал ригельную систему и отпирался снаружи, а вот второй замок был не совсем обычным. Он был как бы двухригельным, то есть, если с одной стороны ригель выдвинут, то с другой он задвинут. Этот замок устанавливался так, чтобы в своём условно запертом состоянии он не мешал работать основному, а вот когда основной замок был открыт, а ригельная система приведена в положение закрыто, то он блокировал её и одновременно первый замок в отрытом состоянии. Не давая ни вытащить из него ключ, ни запереть дверь снаружи.
Механическая система всегда получалась сложноватая и, как следствие, не очень надёжная. Ситуация резко изменилась, когда появились электронные замки с возможностью одновременного подключения двух клавиатур: одна ставится снаружи, а вторая изнутри. Благодаря этому решению практически любая сейфовая дверь может применяться в качестве архивной.
Внутри архива - шкафы
Что стоит внутри помещения архива – в первую очередь, это должны быть вместительные шкафы. А вот степень их защиты может быть совершенно разнообразной, в зависимости от конкретных потребностей. Итальянцы, к примеру, считают что самое главное - это толстое железо. Именно поэтому везде стоят архивные шкафы от Bordogna / Stahl серий 3000 или 8000. С огнестойкостью (версия Атермика) или обычные, это уже по вкусу. Минимальной взломостойкости уровня S1 считается вполне достаточно. Но сначала надо задуматься над системой запирания всего этого богатства.
Если серьёзных требований к защите от взлома нет, то выбор архивного сейфа зависит от необходимой защиты его содержимого от огня. По минимуму - это серия архивных шкафов Diplomat DC/ROC, по максимуму - Diplomat SD 200 или 300. Если 2 часа огнестойкости не нужно, то недавно появилась новая 90-минутная серия полноразмерных огнестойких сейфов Diplomat PRC.
Есть ещё один нюанс, связанный с архивными шкафами. В некоторых ситуациях требуется контроль за временем доступа к содержимому и контроль количества открываний. Было время, когда на архивные шкафы ставили механические счётчики, которые ежедневно контролировал сотрудник-секретчик.
В настоящее время эта задача существенно упростилась благодаря внедрению электронных замков профессионального уровня типа Terra PRO или Techmaster. Они позволяют, при наличии непосредственного подключения к информационной сети (по ip протоколу) в реальном масштабе времени контролировать, кто и когда открывает дверь. А при отсутствии уходящих вдаль проводов, сгружать на карманный носитель весь протокол событий и позже обрабатывать его на компьютере "первого отдела".
Сейфы для подвесных папок, файловые или картотечные
Если документы в архиве хранятся не в прямостоящих, а подвесных папках, то естественны выбором станут картотечные или файловые, так как папка, именуемая у нас скоросшивателем, в англоязычных странах называется именно файлом – это традиционные Diplomat DFС или комодообразные LFC огнестойкие картотеки от корейского Diplomat Safe. При этом надо знать, что оригинальная система запирания этих сейфов позволяет разделять права доступа к различным ящикам: одним "комодом" могут пользоваться четыре различных человека, держа свои бумаги в тайне от коллег.
Справедливости ради следует заметить, что в большинстве своём правильные архивные шкафы и сейфы, заточенные под прямостоящие папки, имеют в списке дополнительного оборудования специальные опции для подвесных папок. К примеру у KASO всей серии E-300 есть специальная, вытягивающаяся на рельсах рамка под файлы, конструкцию которой корейцы из Diplomat полностью скопировали для огнестойкой офисной серии PDH. А в тех же, самых распространённых и бюджетных архивных шкафах серии DC штатные полки заменены на универсальные: на одной полке сверху стоят жёсткие папки "Корона", а под полкой висят подвесные файлы.
Архивные сейфы по-взрослому
Если же архив невелик и не требует отдельного помещения, то лучшим выбором станут огневзломостойкие архивные сейфы серии KASO PTK E-300. Эти сейфы достаточно объёмны, предоставляют по-взрослому уровень защиты от взлома в классах 0 - 4 и оснащаются продуманным ассортиментом специальных приспособлений для логичного хранения и сортировки разнородных предметов. При этом, если требуется, для удобной организации работы можно заказать архивные сейфы PTK E-300 с левосторонним открыванием.
Для соответствия стилю интерьеру офиса или помещения в доме, сейфы серии KASO E-300 производятся с декоративными панелями на двери: строгая серая рифленая панель удачно сочетается с защитной шторкой, классические панели под дерево и последняя разработка – отделка под мрамор. Классы защиты от взлома I - IV, огнестойкость 60 минут для бумаги. Сейфы в максимальном классе взломостойкости V производятся со стальной панелью двери. KASO – единственный в мире производитель, сумевший сертифицировать все размеры сейфов E5-300 в 5м классе защиты от взлома на 60 минут огнестойкости, почему самым популярным архивным сейфом для особых ценностей является KASO E5-370.
Что выбрать для хранения архива
- защита от несанкционированного доступа без огнестойкости - это монолитные архивные шкафы серии 3700 или разборные S8700 производства Bordogna, прочная конструкция из 3 мм конструкционной стали делает их практически вечными, а для взлома уже нужен серьёзный инструмент. Десятилетиями выдерживают даже итальянских карабинеров.
- высокая механическая прочность и начальная огнестойкость - версии atermico архивных шкафов Bordogna. Модели с префиксом A, аналогичные серии 8700, доступны в разборном исполнении и комплектуются разнообразными аксессуарами, позволяющими хранить от оружия до шуб.
- максимально лёгкая огнестойкая конструкция реализована в архивной офисной серии Diplomat DC 5000. Элегантные монолитные шкафы впишутся в интерьер любого офиса, представляя собой наилучший выбор для хранения папок и крупноформатных документов.
- серьёзная огнестойкость без защиты от взлома, это двухчасовые огнестойкие сейфы Diplomat серии SD. Им нет равных в защите от огня.
- бескомпромиссная огнестойкость с защитой от несанкционированного доступа - серия огневзломостойких сейфов Diplomat SS. Построены на базе лучших в мире огнестойких сейфов класса 120P и сертифицированы на защиту от взлома по стандарту EN 14450 класс S1
- максимальная защита без компромиссов предоставляется сейфами KASO серий PTK или E300, если необходим элегантный внешний вид. Взломостойкость от первого до пятого класса и 60 минутная огнестойкость. Непревзойдённые сейфы с минимально возможным весом для такого набора защитных характеристик.
Если Ваши потребности выходят за эти рамки, значит единственным решением будет модульное хранилище KASO серии VD. Тут и до банковского хранилища рукой подать. Хотя, именно для целей создания архивов, KASO производит серию A, построенную на баже банковских дверей и модулей VD, в которых вместо взломостойкости вся конструкция посвящена огнестойкости, ообеспечивая максимальный предусмотренный европейским стандартом уровень - 120P.
